Trabalhe em equipe com o gerenciamento de tarefas

Em qualquer empresa ou agência, o gerenciamento de redes sociais é sempre um trabalho em equipe. No Vista Social, trabalhar em equipe é superfácil e acaba com o estresse de distribuir tarefas por outros meios! Você pode delegar trabalho a outro membro da equipe atribuindo-o como uma tarefa.

Este artigo explica o gerenciamento de tarefas no Vista Social e como aproveitar esse recurso ao trabalhar em equipe.

🕹️ Guia interativo

Confira a demonstração interativa abaixo para ver o passo a passo ou role a página para ler o guia escrito.

Como criar tarefas para a sua equipe

1. Acesse Tasks (Tarefas) e selecione New Task (Nova tarefa) no canto superior direito.

2. A janela Create a Task (Criar uma tarefa) será aberta. Em Select user (Selecionar usuário), clique no menu suspenso e escolha o usuário a quem você quer atribuir o trabalho.

3. Em seguida, selecione uma categoria.

• General task (Tarefa geral) - permite gerenciar as metas da sua equipe de forma criativa. Seja para pedir a criação de uma publicação para um dia específico ou o envio de um relatório até o fim do mês, você está no controle!
• Sales lead (Lead de vendas) - por exemplo, mensagens de um possível lead ou de alguém pedindo uma demonstração do produto.
• Support issues (Problemas de suporte) - por exemplo, problemas técnicos e dúvidas sobre cobrança.

4. Adicione a sua mensagem no campo Notes (Notas) para que o usuário a quem você está atribuindo a tarefa tenha contexto sobre do que ela se trata. Marque a caixa Priority (Prioridade) se a tarefa precisar ser tratada o quanto antes.

5. Clique em Create a task (Criar uma tarefa) para concluir, e pronto!

Como criar tarefas a partir das interações no Inbox

Às vezes, você vai encontrar no seu Inbox uma mensagem importante que seria mais bem tratada por outra pessoa da equipe. Também é possível criar tarefas no próprio Inbox para atribuir essas mensagens a um membro da equipe.

1. Clique no ícone de alfinete ao lado da mensagem que você quer atribuir a um usuário ou clique nos três pontos e em Create a task.

2. Atribua a tarefa a um membro da equipe na janela de criação de tarefas

3. Em seguida, selecione uma categoria.

• General tasks (Tarefas gerais) - permitem criar tarefas para comentários ou mensagens que exigem respostas simples, de um agradecimento a respostas mais personalizadas! Você está no controle.
• Sales lead - por exemplo, mensagens de um possível lead ou de alguém pedindo uma demonstração do produto.
• Support issues - por exemplo, problemas técnicos e dúvidas sobre cobrança.

4. Adicione a sua mensagem no campo Notes para que o usuário a quem você está atribuindo a tarefa tenha contexto sobre do que ela se trata. Marque a caixa Priority se a tarefa precisar ser tratada o quanto antes.

5. Clique em Create a task para concluir, e pronto!

Onde encontrar as minhas tarefas

1. Em My Open Tasks (Minhas tarefas abertas), clique na tarefa para ver o conteúdo dela.

2. Em Task activity (Atividade da tarefa), você encontrará o comentário deixado pelo usuário que atribuiu a tarefa a você. Para responder, digite no campo indicado e clique no ícone Send (Enviar).

3. No lado direito da tela, você pode alterar o tipo da tarefa, remover o status de alta prioridade ou reatribuir a tarefa a outro usuário.

4. Quando a tarefa estiver concluída, você pode fechá-la marcando a caixa Close task (Fechar tarefa) no canto inferior direito da tela e clicando em Save (Salvar).

Quem pode trabalhar com tarefas?

Os usuários só podem trabalhar em tarefas se tiverem permissão e se alguma tarefa tiver sido atribuída a eles. Se preferir não disponibilizar esse recurso, você pode restringir o acesso ajustando as permissões de usuário. Saiba mais sobre como gerenciar as permissões da equipe aqui.

Para ver todas as tarefas às quais você tem acesso, acesse Tasks → All tasks (Tarefas → Todas as tarefas):

Relatório Task Performance

O relatório Task Performance mostra o número de tarefas atribuídas e concluídas no período selecionado, além do tempo médio até o primeiro contato (first touch) e do tempo médio por tarefa de cada responsável.

1. Para gerar um relatório Task Performance, acesse Reports → Run Report → Tasks performance.

2. Defina o período no canto superior direito, e os dados serão exibidos como mostrado abaixo. Você também pode baixar o relatório em PDF.

Exemplo de relatório Task Performance

Perguntas frequentes

P: Para que servem as tarefas no Vista Social?
R: As tarefas ajudam você a atribuir, acompanhar e gerenciar o trabalho da sua equipe, como responder a mensagens, resolver problemas de suporte ou dar continuidade a leads de vendas.

P: Posso criar tarefas diretamente no Inbox?
R: Sim. Você pode criar uma tarefa a partir de qualquer mensagem clicando no ícone de alfinete ou nos três pontos e selecionando Create a task e, depois, atribuindo-a a um colega de equipe.

P: Como vejo e gerencio as minhas tarefas?
R: Acesse a seção Tasks para ver as tarefas atribuídas a você. Lá, é possível ver os detalhes, adicionar comentários, alterar a prioridade, reatribuir tarefas ou marcá-las como concluídas.