Primeros pasos con la automatización de la bandeja de entrada y las reseñas

Las automatizaciones responden por ti a comentarios, mensajes directos, respuestas a historias, menciones y reseñas, para que ningún mensaje quede sin respuesta. Úsalas para captar clientes potenciales con palabras clave en Instagram, responder preguntas frecuentes o agradecer reseñas en Google.

Formas de crear una automatización

Ve a Automations → Create automation. En la ventana Setup new automation, elige cómo quieres crearla y haz clic en Continue:

• Build with Ask Vista: describe lo que quieres con tus propias palabras y Ask Vista crea la automatización contigo. Por ejemplo: "When someone comments 'guide' on my Instagram posts, send them the download link in a DM." Para ver el proceso completo, consulta Cómo crear automatizaciones con Ask Vista.
• Ready-to-Go templates: empieza con una plantilla para objetivos comunes, como ganar seguidores o enviar enlaces desde comentarios.
• Create from scratch: configura tú mismo cada disparador y acción siguiendo los pasos de abajo.

Paso 1: Elige tu objetivo

Antes de empezar, decide para qué sirve la automatización:

A. Atención al cliente

• Objetivo: responder al instante preguntas frecuentes (envíos, horarios, precios).
• Disparador: Direct message o Comments on post or reel.
• Consejo: usa Detect intent para detectar preguntas como "¿Dónde está mi pedido?" sin palabras clave exactas.

B. Gestión de la reputación

• Objetivo: agradecer las reseñas de 5 estrellas o responder a comentarios en Google, Yelp y Trustpilot.
• Disparador: Review.
• Consejo: usa una respuesta con AI para que cada respuesta se adapte a la reseña.

C. Generación de clientes potenciales

• Objetivo: enviar un enlace o cupón cuando alguien comenta una palabra clave concreta.
• Disparador: Comments on post or reel con palabras clave.

Paso 2: Configura el disparador

Elige cómo identifica Vista Social una interacción entrante:

• Must include keywords: ideal para campañas, por ejemplo "Comenta OFERTA para recibir el enlace". Activa Match whole words para evitar coincidencias parciales.
• Must not contain keywords: omite los mensajes que incluyen ciertas palabras.
• Detect intent: usa IA para detectar de qué trata un mensaje (por ejemplo, una "pregunta de facturación" o una "consulta sobre un producto"), aunque la persona no use palabras clave concretas.
• Ratings: ejecuta la automatización si llega una reseña con las valoraciones que elijas.
• Followers only: en Instagram, ejecuta la automatización solo para las personas que te siguen.

También puedes decidir cuándo está activa la automatización:

• Run anytime (24/7): la automatización funciona en todo momento para que no se pierda ningún mensaje.

• Días y horas concretos: desactiva Run anytime y elige días, horas y zona horaria. Usa Every day, Weekdays o Weekends como atajos.

• ¿Para qué sirve? Muchos equipos lo usan como soporte fuera de horario: la automatización responde solo de noche o los fines de semana, cuando tu equipo no está disponible.

Paso 3: Añade tus acciones

Cuando se cumple el disparador, la automatización ejecuta sus acciones en orden. Los mensajes pueden ser AI, Text, Image, Video, PDF o Card.

Respuestas con IA

En lugar de escribir una respuesta fija, dale a la IA una instrucción (por ejemplo: "You are a helpful support agent for a luxury hotel. Answer the guest warmly and invite them to DM us for booking help.").

• ¿Para qué sirve? Cada respuesta se escribe según lo que la persona dijo. Para basar las respuestas en tu propia información, elige un Brain en Respond based on trained knowledge.

Respuestas de texto con variaciones

Escribe varias versiones de una respuesta. Vista Social las alterna al azar para que tus respuestas no se vean todas iguales.

Acciones disponibles

La lista de acciones se divide en dos grupos. Las acciones de red dependen de la red y del disparador que elegiste. Las acciones de Vista Social funcionan en todas las redes.

• Acciones de red: Direct message, responder al comentario, ocultar o eliminar el comentario, Delay y Data collection.
• Acciones de Vista Social: Apply tags, Assign a task, Create Zendesk ticket, Mark complete y Send emails.

Consulta Inbox Automation Triggers & Actions by Network para ver qué admite cada red.

Paso 4: Gestiona las acciones y la configuración

Gestionar tus acciones

Una vez añadidas las acciones, puedes cambiarlas fácilmente con los iconos junto a cada acción:

• Reordenar: usa las flechas para cambiar el orden de las acciones (por ejemplo, para que el comentario vaya antes del mensaje directo y la alerta por email).

• Duplicar: ¿quieres usar la misma respuesta cambiando un detalle? Duplica la acción para copiarla al instante.

• Eliminar: si ya no necesitas una acción, haz clic en la X para quitarla.

Configuración de la automatización

En la sección Settings del primer paso, controla cuándo se ejecuta la automatización, en qué orden y con qué frecuencia la recibe cada persona.

• Tags
  Agrupa las automatizaciones con etiquetas para encontrarlas después en la lista de Automations.

• Schedule
  Define cuándo puede activarse la automatización: días, franjas horarias y zona horaria.
  

• Sequence
  Ordena y prioriza tus automatizaciones. Los números más bajos se ejecutan primero.

• Exclusive
  Evita que una persona entre en varias automatizaciones a la vez. Si está activado, la persona debe completar o salir de la automatización actual antes de que pueda empezar otra automatización exclusiva.

• Once per user
  Cada persona solo puede pasar por la automatización una vez. Cuando termina, no se vuelve a activar para esa persona, aunque la automatización siga activa.
  

Paso 5: Prueba tu automatización antes de activarla

Comprueba cómo se comporta tu automatización antes de que la vean tus clientes. Las pruebas nunca envían nada.

1. En el paso Edit actions, haz clic en Test automation.
   
2. Elige cómo probarla:
   • Recent messages: vuelve a pasar tus comentarios o mensajes directos más recientes del perfil y muestra cuántos activarían la automatización, por ejemplo "0 of the last 23 messages would run this automation." Cada mensaje muestra por qué coincidió o no, como No keyword found. Haz clic en Run again después de cambiar la automatización.
     
   • Type a message: elige el Message type, escribe un mensaje como lo haría un cliente y haz clic en Test message.
     
3. Revisa el resultado. Would run significa que el mensaje coincide con tu disparador. Debajo verás cada acción en orden, con una vista previa de la respuesta que se enviaría, incluidas las respuestas con IA.
   
4. Ajusta tus palabras clave, la intención o las respuestas y vuelve a probar. Cuando estés conforme, haz clic en Save and Set Live.

Ten en cuenta:

• No se envía nada a nadie mientras pruebas.
• No se comprueban los límites de una vez por persona, así que un mensaje puede mostrar Would run aunque esa persona ya haya recibido la automatización.
• Los filtros de publicaciones no se comprueban en los mensajes escritos. Usa Recent messages para probar una automatización que solo se activa en publicaciones específicas.
• Las vistas previas de respuestas con IA están limitadas por cada prueba.

Preguntas frecuentes

Q: ¿Puedo probar una automatización sin enviar nada a los clientes?

A: Sí. Haz clic en Test automation en el paso Edit actions. Puedes volver a pasar mensajes recientes o escribir los tuyos, y no se envía nada.

P: ¿Puedo pasar la conversación a una persona?

R: Sí. Usa la acción Assign a task. Crea una tarea en un proyecto de Vista Work para tu equipo, con título, estado, fecha de vencimiento, prioridad y responsable.

P: ¿Qué redes admiten automatizaciones de mensajes directos?

R: Consulta la guía Inbox Automation Triggers & Actions by Network.

P: ¿Se admiten las reseñas de Google Business?

R: Sí. Usa el disparador Review para responder según la valoración o las palabras clave.

P: ¿Cómo evito que mis automatizaciones suenen a bot?

R: Usa respuestas con AI. Dale una instrucción a la IA y escribirá una respuesta nueva para cada mensaje, con la voz de tu marca.

P: ¿Vista Social admite IA para la gestión de reseñas?

R: Sí. Usa Detect intent para reconocer de qué trata una reseña y respuestas con AI para responder en Google Business y Facebook.

P: ¿Puedo probar mis propias automatizaciones?

R: Sí, pero tendrás que usar otro perfil para las pruebas, ya que la automatización no se activa con tu propio perfil.

P: ¿Puedo mostrarle a un cliente cómo funciona una automatización?

R: Sí. En la tabla de Automations, abre el menú de la fila y haz clic en Share. El rendimiento se incluye de forma predeterminada; los contactos y la configuración quedan desactivados a menos que los actives. Más información en Share anything with a link and get feedback.

¿Necesitas ayuda?

Contacta con nuestro equipo de soporte y te ayudaremos encantados.

Lecturas relacionadas:

Inbox Automation Triggers & Actions by Network

Data Collection with DM Automations

Instagram Automations: How to Send More Than One Message

Inbox message options

Regístrate ahora y prueba Vista Social gratis durante 14 días.