Как автоматизировать публикации в соцсетях из Notion в Vista Social с помощью Zapier

В этом руководстве объясняется, как связать Notion и Vista Social с помощью Zapier, чтобы планировать публикации в соцсетях прямо из проекта Notion.

Вы создадите в Notion проект для запланированных публикаций, настроите обязательные поля и создадите Zap, который отправляет публикации в Vista Social, когда они отмечены как готовые.

Доступно в планах: Advanced, Scale и Enterprise.

Работайте с задачами для соцсетей еще удобнее!

Шаг 1. Найдите и подготовьте ID профилей

Когда вы создаете в Notion задачу для публикации в соцсетях, нужно указать, в какие профили публиковать. А именно, нужны ID этих профилей. Чтобы упростить задачу, сначала соберем ваши профили, а затем добавим их в Notion.

A. Найдите ID профилей в Vista Social:

• В Vista Social перейдите в Settings > Connected Profiles (Настройки > Подключенные профили)
• Выберите профиль (например, аккаунт Instagram "Matthew's Coffee")

Скопируйте последнее число в URL (например, 25055 в https://vistasocial.com/settings/profiles/25055)

B. Создайте в проекте свойство Multi-select с ID профилей

• Создайте в проекте Notion новое свойство Multi-select (например, Profiles to post to)
• Для каждого профиля в соцсетях создайте отдельный вариант выбора.
• Используйте такой формат названия: ID - Profile Name (Network)
  (Например: 25055 - Matthew's Coffee (Instagram)).

Шаг 2. Создайте или обновите проект запланированных публикаций

Затем выберите проект запланированных публикаций (или создайте новый). В этот проект войдут все публикации, которые вы планируете опубликовать.

A. Добавьте обязательные пользовательские свойства

Добавьте или проверьте эти обязательные пользовательские свойства:

• Post Schedule Date (свойство даты и времени)
• Caption (текстовое свойство для подписи к публикации)
• Media (свойство файла с изображением/видео для публикации)

Ниже приведены другие доступные поля и указано, обязательны ли они:

B. Создайте пользовательский статус

Чтобы упростить управление задачами, создайте пользовательский статус для публикаций:

• Назовите статус Ready for VS (Vista Social)
• Используйте этот статус, чтобы отмечать публикации, готовые к отправке в Vista Social через эту автоматизацию

Шаг 3. Настройте триггер Zapier

A. Запуск автоматизации

1. Используйте Updated Database Item в качестве события-триггера Zap
2. Настройте его на отслеживание изменений в базе данных задач
3. Перед запуском теста убедитесь, что в задачах заполнено следующее:
   • Подпись
   • Дата и время публикации
   • Выбранные профили соцсетей (через поле связи)
4. Настройте фильтр, чтобы сценарий продолжался, только если статус задачи содержит Ready for VS

C. Получение всех данных задачи

Notion передает лишь часть данных о задаче, поэтому нужно запросить дополнительные данные.

1. Создайте шаг действия с событием "Retrieve a page"

2. Настройте его на получение дополнительных данных задачи, сопоставив его с Page ID задачи из исходного шага триггера.

C. Форматирование даты и времени

Notion передает дату и время в Zapier в формате, который Vista Social не поддерживает. Поэтому их нужно привести к формату, который требует Vista Social.

1. Создайте шаг AI by Zapier с событием действия "Analyze and Return Data", чтобы преобразовать свойство даты публикации задачи Notion в формат, который требует Vista Social:

Можно использовать такой промпт:

reformat input date time to YYYY-MM-DD HH:MM (24hr based). Only output result, not any other information {Mapped field}

Обязательно сопоставьте его со свойством даты/времени из задачи Notion.

D. Извлечение ID профилей

Настройте Formatter с действием "Text", чтобы получать ID профилей из свойства в запланированных публикациях. Этот шаг не позволяет отправлять в Vista Social названия профилей и помогает избежать ошибок. Vista Social нужны только ID профилей.

Используйте функцию преобразования "Extract Number" и сопоставьте входные данные с действием "Retrieve a page" из шага 2:

Шаг 4. Настройте действие Vista Social

Когда данные отформатированы и ID профилей готовы, настройте действие Vista Social для планирования публикации:

1. Добавьте действие Vista Social:
   • Выберите событие "Schedule Post"
   • Выполните авторизацию с помощью API-ключа Vista Social
2. Сопоставьте поля:
   • Profiles: сопоставьте ID профилей из шага Formatter, где вы их извлекли
   • Caption: сопоставьте подпись из поля подписи задачи Notion
   • Media: сопоставьте URL медиафайла из пользовательского поля медиа задачи Notion
   • Publish At: сопоставьте отформатированные дату/время из шага форматирования даты (YYYY-MM-DD HH:MM)
   • Сопоставьте остальные поля: если вы создали в Notion другие пользовательские поля для отдельных сетей или необязательные поля, обязательно сопоставьте их в действии Vista Social.

Шаг 5. Протестируйте и проверьте

1. Протестируйте Zap на примере задачи с публикацией.
2. Проверьте в Vista Social следующее:
   • Выбраны правильные профили
   • Медиафайл отображается как нужно
   • Подпись и тип публикации указаны верно
   • Дата и время публикации соответствуют вашим настройкам
   • Необязательные поля сработали как задумано

Шаг 6. Запустите автоматизацию

Включите Zap и начните автоматизировать публикации!

Что важно проверить

• ID профилей Vista Social правильно добавлены в свойство Profiles to post to.
• Варианты профилей названы в формате ID - Profile Name (Network).
• Обязательные свойства Notion настроены правильно.
• Перед тестированием у публикации заполнены подпись, медиафайл, дата и время публикации и выбраны профили.
• У публикации статус Ready for VS.
• Дата и время публикации преобразованы в формат YYYY-MM-DD HH:MM.
• Действие Vista Social получает ID профилей, а не их названия.
• Поля для отдельных сетей настроены там, где они обязательны.

Ожидаемый результат

Когда элемент базы данных Notion обновляется и соответствует условиям, настроенным в Zapier, Zap получает данные задачи, форматирует дату и время публикации, извлекает ID профилей Vista Social и передает информацию в действие Schedule Post в Vista Social.

Итоговая публикация должна появиться в Vista Social с профилем, медиафайлом, подписью, типом публикации, временем публикации и другими сопоставленными полями из задачи Notion.

Часто задаваемые вопросы

В: Зачем добавлять ID профиля Vista Social в свойство Notion?
О: Vista Social нужен ID профиля, чтобы определить, в какой подключенный профиль соцсети отправить публикацию.

В: Почему нельзя отправить в Vista Social название профиля напрямую?
О: Автоматизация извлекает числовой ID профиля из свойства Notion, потому что для действия планирования Vista Social нужен именно ID профиля.

В: Зачем преобразовывать дату публикации?
О: Notion передает дату и время в Zapier в формате, который Vista Social не поддерживает. Автоматизация преобразует их в формат YYYY-MM-DD HH:MM.

В: Что запускает автоматизацию для публикации в Notion?
О: Zap использует Updated Database Item в качестве триггера, а фильтр пропускает сценарий дальше, только если статус задачи содержит Ready for VS.

В: Все ли свойства Notion обязательны?
О: Нет. Для сценария обязательны подпись, дата и время публикации и медиафайл. Некоторые дополнительные поля обязательны только для определенных сетей, остальные необязательны.

В: Что проверить, если тест не создает нужную публикацию?
О: Проверьте, что в задаче Notion заполнены обязательные поля, выбраны правильные профили, статус равен Ready for VS, а Zap сопоставляет ID профилей, медиафайл, подпись и отформатированные дату/время с соответствующими полями Vista Social.

Нужна помощь?

Наша команда может настроить для вас подобные индивидуальные сценарии. Свяжитесь с нами, чтобы узнать стоимость.

Рекомендуемые статьи:

Обзор интеграции с Zapier

Как автоматизировать публикации в соцсетях из ClickUp в Vista Social с помощью Zapier

Массовое планирование: описание формата CSV

Как экспортировать календарь в формате CSV

Зарегистрируйтесь сейчас и попробуйте Vista Social бесплатно в течение 14 дней!