Cómo automatizar publicaciones en redes sociales desde Notion a Vista Social con Zapier

Esta guía explica cómo conectar Notion y Vista Social con Zapier para programar publicaciones en redes sociales directamente desde un proyecto de Notion.

Crearás un proyecto de Notion para tus publicaciones planificadas, configurarás los campos necesarios y crearás un Zap que envíe las publicaciones a Vista Social cuando estén marcadas como listas.

Disponible en: planes Advanced, Scale y Enterprise.

¡Disfruta de una experiencia más fluida con tus tareas de redes sociales!

Paso 1: Ubica y prepara tus ID de perfil

Cuando creas una tarea en Notion para una publicación en redes sociales, necesitamos saber en qué perfiles publicar. En concreto, necesitamos los ID de esos perfiles. Para simplificarlo, primero reuniremos tus perfiles y luego los agregaremos a Notion.

A. Ubica los ID de perfil en Vista Social:

• Ve a Settings > Connected Profiles (Configuración > Perfiles conectados) en Vista Social
• Selecciona un perfil (por ejemplo, la cuenta de Instagram de "Matthew's Coffee")

Copia el número final de la URL (ejemplo: 25055 en https://vistasocial.com/settings/profiles/25055)

B. Crea una propiedad Multi-select de ID de perfil en tu proyecto

• Crea una nueva propiedad Multi-select (por ejemplo, Profiles to post to) en tu proyecto de Notion
• Crea una nueva opción de selección para cada perfil de redes sociales.
• Usa esta convención de nombres: ID - Profile Name (Network)
  (Ejemplo: 25055 - Matthew's Coffee (Instagram)).

Paso 2: Crea o actualiza tu proyecto de publicaciones planificadas

A continuación, identifica tu proyecto de publicaciones planificadas (o crea uno nuevo). Este proyecto incluirá todas las publicaciones que planeas publicar.

A. Agrega las propiedades personalizadas obligatorias

Agrega o verifica estas propiedades personalizadas obligatorias:

• Post Schedule Date (propiedad de fecha y hora)
• Caption (propiedad de texto para el texto de la publicación)
• Media (propiedad de archivo con la imagen o el video de la publicación)

Este es un resumen de los demás campos disponibles y si son obligatorios o no:

B. Crea un estado personalizado

Para organizar mejor la gestión de tareas, crea un estado personalizado para las publicaciones:

• Nombra el estado Ready for VS (Vista Social)
• Usa este estado para marcar las publicaciones que están listas para enviarse a Vista Social mediante esta automatización

Paso 3: Configura el activador de Zapier

A. Activa la automatización

1. Usa Updated Database Item como evento de activación del Zap
2. Configúralo para supervisar los cambios en la base de datos de tareas
3. Asegúrate de que las tareas tengan completos los siguientes datos antes de ejecutar una prueba:
   • Texto de la publicación
   • Fecha y hora programadas
   • Perfiles sociales seleccionados (mediante el campo de relación)
4. Configura un filtro para continuar solo si el estado de la tarea contiene Ready for VS

C. Obtén todos los detalles de la tarea

Notion solo envía algunos detalles de esta tarea, así que debemos pedirle que envíe más.

1. Crea un paso de acción con el evento "Retrieve a page"

2. Configúralo para que envíe más detalles de la tarea, asignándolo al Page ID de la tarea del paso de activación original.

C. Formatea la fecha y la hora

Notion envía las fechas y horas a Zapier en un formato que Vista Social no admite. Por eso, debemos ajustarlas a los requisitos de Vista Social.

1. Crea un paso AI by Zapier con el evento de acción "Analyze and Return Data" para cambiar el formato de la propiedad de fecha de publicación programada de tu tarea de Notion al formato que requiere Vista Social:

Puedes usar este prompt:

reformat input date time to YYYY-MM-DD HH:MM (24hr based). Only output result, not any other information {Mapped field}

Asegúrate de asignarlo a la propiedad de fecha y hora de la tarea de Notion.

D. Extrae los ID de perfil

Configura un Formatter con una acción "Text" para obtener los ID de perfil desde la propiedad de tus publicaciones planificadas. Este paso evita enviar nombres de perfiles a Vista Social y así previene errores. Vista Social solo necesita los ID de perfil.

Usa la función de transformación "Extract Number" y asigna la entrada con la acción "Retrieve a page" del paso 2:

Paso 4: Configura la acción de Vista Social

Con los datos formateados y los ID de perfil listos, configura una acción de Vista Social para programar la publicación:

1. Agrega una acción de Vista Social:
   • Elige el evento "Schedule Post"
   • Autentícate con tu clave de API de Vista Social
2. Asigna los campos:
   • Profiles: asigna los ID de perfil del Formatter del paso 5, donde extrajiste los ID
   • Caption: asigna el texto desde el campo de texto de tu tarea de Notion
   • Media: asigna la URL del archivo multimedia desde el campo multimedia personalizado de tu tarea de Notion
   • Publish At: asigna la fecha y hora formateadas del Formatter del paso 4 (YYYY-MM-DD HH:MM)
   • Asigna cualquier otro campo: si creaste otros campos personalizados opcionales o específicos de alguna red en Notion, asegúrate de asignarlos en la acción de Vista Social.

Paso 5: Prueba y valida

1. Prueba el Zap con una tarea de publicación de ejemplo.
2. Verifica lo siguiente en Vista Social:
   • Se seleccionaron los perfiles correctos
   • El archivo multimedia aparece como se esperaba
   • El texto y el tipo de publicación son correctos
   • La fecha y la hora programadas coinciden con tu configuración
   • Los campos opcionales funcionaron como se esperaba

Paso 6: Activa el Zap

¡Activa el Zap y empieza a automatizar tus publicaciones!

Puntos clave para revisar

• Los ID de perfil de Vista Social están agregados correctamente a la propiedad Profiles to post to.
• Las opciones de perfil siguen el formato de nombre ID - Profile Name (Network).
• Las propiedades obligatorias de Notion están configuradas correctamente.
• La publicación tiene texto, archivo multimedia, fecha y hora programadas y perfiles seleccionados antes de la prueba.
• El estado de la publicación es Ready for VS.
• La fecha y la hora programadas se convierten a YYYY-MM-DD HH:MM.
• La acción de Vista Social recibe los ID de perfil y no los nombres de los perfiles.
• Los campos específicos de cada red están configurados cuando son obligatorios.

Comportamiento esperado

Cuando se actualiza un elemento de la base de datos de Notion y cumple las condiciones configuradas en Zapier, el Zap obtiene los detalles de la tarea, formatea la fecha y la hora programadas, extrae los ID de perfil de Vista Social y envía la información a la acción Schedule Post en Vista Social.

La publicación resultante debería aparecer en Vista Social con el perfil, el archivo multimedia, el texto, el tipo de publicación, la hora programada y los demás campos asignados desde tu tarea de Notion.

Preguntas frecuentes

P: ¿Por qué necesito agregar el ID de perfil de Vista Social a la propiedad de Notion?
R: Vista Social necesita el ID de perfil para identificar qué perfil social conectado recibirá la publicación.

P: ¿Por qué no puedo enviar el nombre del perfil directamente a Vista Social?
R: La automatización extrae el ID numérico del perfil desde la propiedad de Notion porque Vista Social requiere el ID de perfil para la acción de programación.

P: ¿Por qué hay que cambiar el formato de la fecha programada?
R: Notion envía la fecha y la hora a Zapier en un formato que Vista Social no admite. La automatización las convierte a YYYY-MM-DD HH:MM.

P: ¿Qué hace que una publicación de Notion active la automatización?
R: El Zap usa Updated Database Item como activador y tiene un filtro para continuar cuando el estado de la tarea contiene Ready for VS.

P: ¿Todas las propiedades de Notion son obligatorias?
R: No. El texto, la fecha y hora programadas y el archivo multimedia son obligatorios para el flujo de trabajo. Algunos campos adicionales solo son obligatorios para redes específicas y otros son opcionales.

P: ¿Qué debo revisar si mi prueba no crea la publicación esperada?
R: Verifica que la tarea de Notion tenga completos los campos obligatorios, que estén seleccionados los perfiles correctos, que el estado sea Ready for VS y que el Zap asigne los ID de perfil, el archivo multimedia, el texto y la fecha y hora formateadas a los campos correspondientes de Vista Social.

¿Necesitas ayuda?

Nuestro equipo de servicios puede configurar flujos de trabajo personalizados como este por ti. Contáctanos para solicitar una cotización.

Lecturas relacionadas:

Descripción general de la integración con Zapier

Cómo automatizar publicaciones en redes sociales desde ClickUp a Vista Social con Zapier

Programación masiva: explicación del formato CSV

Cómo exportar tu calendario en formato CSV

Regístrate ahora y prueba Vista Social gratis durante 14 días.