Cómo automatizar publicaciones en redes sociales desde ClickUp a Vista Social con Zapier

Esta guía muestra cómo conectar ClickUp y Vista Social con Zapier para crear y programar publicaciones en redes sociales desde ClickUp.

El flujo de trabajo usa las tareas de ClickUp como fuente de tus publicaciones y envía automáticamente a Vista Social los perfiles seleccionados, el texto, los archivos multimedia y la hora de publicación.

Prepara tu espacio de ClickUp

Paso 1: Ubica y prepara tu lista de perfiles

Cuando creas una tarea en ClickUp para una publicación en redes sociales, necesitamos saber en qué perfiles publicar. En concreto, necesitamos los ID de esos perfiles. Para simplificarlo, primero reuniremos tus perfiles y luego los agregaremos a ClickUp.

A. Ubica los ID de perfil en Vista Social:

• Ve a Settings → Connected Profiles (Configuración → Perfiles conectados) en Vista Social
• Selecciona un perfil (por ejemplo, la cuenta de Instagram de "Matthew's Coffee")

Copia el número final de la URL (ejemplo: 25055 en https://vistasocial.com/settings/profiles/25055)

B. Crea una lista de ID de perfil en ClickUp:

• Crea una nueva lista (por ejemplo, Profile IDs) en ClickUp.
• Crea una tarea separada para cada perfil de redes sociales.
• Usa esta convención de nombres: ID - Profile Name (Network)
  (Ejemplo: 25055 - Matthew's Coffee (Instagram)).

Paso 2: Crea o actualiza tu lista de publicaciones planificadas

A continuación, identifica tu lista de publicaciones planificadas (o crea una nueva). Esta lista incluirá todas las publicaciones que planeas publicar.

A. Agrega los campos personalizados obligatorios

Agrega o verifica estos campos personalizados obligatorios:

• Post Schedule Date (campo de fecha y hora)
• Caption (campo de texto para el texto de la publicación)
• Media (campo de archivo con la imagen o el video de la publicación)

Este es un resumen de los demás campos disponibles y si son obligatorios o no:

B. Crea un estado personalizado

Para organizar mejor la gestión de tareas, crea un estado personalizado para las publicaciones:

• Nombra el estado Ready for Vista Social (ejemplo)
• Usa este estado para marcar las publicaciones que están listas para enviarse a Vista Social mediante esta automatización

Paso 3: Crea un campo de relación personalizado

Cuando creas una tarea en ClickUp para una publicación en redes sociales, indicas el perfil o los perfiles donde se publicará.

Puedes crear un campo de relación personalizado que tome los datos de tu lista de ID de perfil del paso 1B. Así es más fácil seleccionar un perfil al crear tareas en tu lista de publicaciones planificadas.

1. Crea un nuevo Custom Field (Campo personalizado) en tu lista de publicaciones planificadas
2. Selecciona la opción Relationship Field (Campo de relación)
3. En la opción Related To, elige la lista Profile IDs

Configura Zapier

Paso 4: Configura el activador de Zapier

Sugerencia: ahorra tiempo y reutiliza esta plantilla en lugar de empezar desde cero.

A. Activa la automatización

1. Usa Task Change como activador del Zap
    
2. Supervisa la lista de publicaciones planificadas para detectar tareas con el estado Ready for Vista Social
3. Asegúrate de que las tareas tengan datos en los siguientes campos antes de activar la automatización:
   • Texto de la publicación
   • Fecha y hora programadas
   • Perfiles sociales seleccionados (mediante el campo de relación)
     

B.  Extrae los ID de perfil

Configura un Formatter con una acción "Text" para obtener los ID de perfil desde el campo de relación de tus publicaciones planificadas. Este paso evita enviar nombres de perfiles a Vista Social y así previene errores. Vista Social solo necesita los ID de perfil.

Usa la función de transformación "Extract Number". 

Paso 5: Configura la acción de Vista Social

Con los datos formateados y los ID de perfil listos, configura una acción de Vista Social para programar la publicación:

1. Agrega una acción de Vista Social:
   • Elige el evento "Schedule Post"
   • Autentícate con tu clave de API de Vista Social
     
     
2. Asigna los campos:
   • Profiles: asigna los ID de perfil del paso de Formatter donde los extrajiste
   • Caption: asigna el texto desde el campo de texto de tu tarea de ClickUp
   • Media: asigna la URL del archivo multimedia desde el campo multimedia personalizado de tu tarea de ClickUp
   • Publish At: asigna la fecha y hora formateadas del segundo paso de Formatter (YYYY-MM-DD HH:MM)
   • Asigna cualquier otro campo: si creaste otros campos personalizados opcionales o específicos de alguna red en ClickUp, asegúrate de asignarlos en la acción de Vista Social. 
     
     

Paso 6: Prueba y valida

1. Prueba el Zap con una tarea de publicación de ejemplo.
2. Verifica lo siguiente en Vista Social:
   • Se seleccionaron los perfiles correctos
   • El archivo multimedia aparece como se esperaba
   • El texto y el tipo de publicación son correctos
   • La fecha y la hora programadas coinciden con tu configuración
   • Los campos opcionales funcionaron como se esperaba

Paso 7: Activa el Zap

¡Activa el Zap y empieza a automatizar tus publicaciones!

¡Acción adicional!

¿Quieres enviar una confirmación a ClickUp cuando se programe una publicación?

Crea una acción final que actualice la tarea desde esta automatización.

Puedes indicar el estado al que cambiará la tarea cuando la publicación se programe correctamente en Vista Social:

Puntos clave para revisar

• ID de perfil: Vista Social requiere los ID de perfil, no los nombres de los perfiles.
• Campo de relación: el campo de relación de ClickUp debe apuntar a tu lista de ID de perfil.
• Campos obligatorios: el texto, la fecha y hora programadas y los perfiles seleccionados deben tener datos antes de que la tarea active el Zap.
• Valores de publish as: los valores de Instagram, Facebook y Snapchat distinguen mayúsculas y minúsculas.
• Media: asegúrate de que el campo Media de ClickUp proporcione una URL que se pueda asignar en la acción de Vista Social.
• Zonas horarias: ClickUp, Zapier y Vista Social deben usar la misma zona horaria.
• Nombres de perfiles: evita los números en los nombres de los perfiles para prevenir problemas al extraer los ID de perfil.
• Pruebas: siempre prueba el Zap con una publicación de ejemplo antes de activarlo en producción.

Comportamiento esperado

Cuando una tarea de ClickUp en la lista de publicaciones planificadas se marca como Ready for Vista Social, Zapier usa la información de la tarea para crear una publicación programada en Vista Social.

Los ID de perfil de Vista Social seleccionados, el texto, los archivos multimedia, la fecha y hora de publicación y cualquier campo opcional asignado se envían a la acción Schedule Post.

Después de activar el Zap, puedes gestionar el contenido desde ClickUp mientras usas Vista Social para programar las publicaciones resultantes.

Preguntas frecuentes

P: ¿Por qué necesito los ID de perfil en lugar de los nombres de los perfiles?
R: La acción de Zapier de Vista Social requiere los ID de perfil para identificar qué perfiles sociales recibirán la publicación. El flujo de trabajo extrae estos ID del campo de relación de ClickUp.

P: ¿Puedo programar una publicación en varios perfiles sociales?
R: Sí. Puedes seleccionar los perfiles correspondientes en el campo de relación de ClickUp y enviar sus ID de perfil a la acción de Vista Social.

P: ¿Por qué mi publicación se programa a una hora incorrecta?
R: Revisa la configuración de zona horaria de tu espacio de trabajo de ClickUp, de tu espacio de trabajo de Zapier y de tus grupos de perfiles de Vista Social. Deben coincidir para evitar diferencias en los horarios de publicación.

P: ¿Por qué necesito el paso de Formatter para los ID de perfil?
R: El campo de relación de ClickUp contiene información del perfil, pero Vista Social necesita los ID de perfil. La transformación Extract Number de Formatter extrae los ID para que puedan enviarse a Vista Social.

P: ¿Los tipos de publicación de Instagram, Facebook y Snapchat distinguen mayúsculas y minúsculas?
R: Sí. Usa los valores exactos indicados en los campos personalizados: REELS, STORY, FEED, VIDEO, IMAGE, SAVED_STORY y SPOTLIGHT, según la red.

P: ¿Puedo actualizar la tarea de ClickUp después de programar la publicación?
R: Sí. Puedes agregar una acción final de Zapier para actualizar la tarea de ClickUp, por ejemplo, para cambiar su estado después de que la publicación se programe correctamente en Vista Social.

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