Como automatizar o onboarding de clientes do HoneyBook para o Vista Social

Automatize o onboarding de clientes conectando HoneyBook, Zapier e Vista Social.

Com esse fluxo, quando um cliente chega à etapa certa no HoneyBook, o Zapier pode criar automaticamente um espaço de trabalho para ele no Vista Social e enviar um e-mail de boas-vindas com os links necessários para conectar os perfis sociais e colaborar no conteúdo.

O que essa automação faz

Quando um projeto chega à etapa SIGNED no HoneyBook, a automação pode:

• Criar um espaço de trabalho do cliente (Profile Group, ou grupo de perfis) no Vista Social.
• Enviar um e-mail de boas-vindas ao cliente.
• Incluir um link de conexão de perfis exclusivo para que o cliente conecte as contas de redes sociais dele.
• Incluir um link para o calendário de conteúdo do cliente, para aprovações e colaboração.

Requisitos

• Uma conta do HoneyBook  

• Uma conta do Zapier

• Uma conta do Vista Social

• Uma conta do Gmail, ou de outro serviço de e-mail compatível, para enviar o e-mail de boas-vindas

Esse fluxo usa a ação do Zapier Create a Profile Group (Premium) (Criar um grupo de perfis) do Vista Social.

Guia em vídeo

Como configurar a automação no Zapier

Etapa 1: crie um novo Zap

1. Acesse o Zapier.

   
    

2. Adicione o HoneyBook, o Vista Social e o Gmail aos seus apps.

   
    

3. Clique em Create Zap (Criar Zap).

   

Etapa 2: gatilho - HoneyBook

1. App Event (Evento do app): pesquise e selecione HoneyBook.

2. Event (Evento): escolha Project Stage Changed (Etapa do projeto alterada)

   
    

3. Conecte a sua conta do HoneyBook copiando a sua chave de API nas suas configurações de Integrations.

4. Teste o gatilho para confirmar que os dados estão chegando.

   

Etapa 3: criando um filtro

1. Clique no ícone + e adicione uma condição de filtro.

2. Selecione New Stage → (Text) Contains → SIGNED. Isso significa que a automação só será acionada para projetos com o status "SIGNED".
    

   

    

Etapa 4: ação - crie um grupo de perfis no Vista Social

1. App Event (Evento do app): pesquise e selecione Vista Social.

2. Event (Evento): escolha Create a Profile Group (Premium) (Criar um grupo de perfis).

3. Conecte a sua conta do Vista Social copiando a sua chave de API nas suas configurações de Integrations.
    

4. Continue a configuração e, em Name (Nome), mapeie o nome do projeto/cliente do HoneyBook.

5. Escolha CLIENT em Type (Tipo).

   
    

6. (Opcional) Adicione o fuso horário do cliente ou qualquer outra tag personalizada.

   

7. Clique em Test action (Testar ação) para confirmar que o grupo de perfis foi criado com sucesso.

   

Etapa 5: ação - envie o e-mail pelo Gmail

1. App Event (Evento do app): pesquise e selecione Gmail (ou o serviço de e-mail de sua preferência)

2. Event (Evento): escolha Send Email (Enviar e-mail).

3. Conecte a sua conta do Gmail.

4. Configure os campos do e-mail:

   • Mapeie o e-mail do destinatário usando os dados do cliente no seu CRM. No caso do HoneyBook, selecione First Client Email (E-mail do primeiro cliente).
     
      

   • Personalize o e-mail:

• Adicione o nome do cliente de forma dinâmica

• Inclua o link de conexão de perfis (um painel sem login para conectar contas de redes sociais)

• Inclua o link para o calendário de conteúdo

• Personalize o encerramento e a assinatura
   

Quando tudo estiver configurado e personalizado, clique em Publish (Publicar). A partir de agora, essa automação será executada sempre que um novo cliente fechar contrato com a sua agência.

Pontos principais a verificar

Antes de publicar a automação, verifique o seguinte:

• HoneyBook: O gatilho está definido como Project Stage Changed (Etapa do projeto alterada).
• Filtro: O fluxo só continua quando New Stage contém SIGNED.
• Vista Social: A ação é Create a Profile Group (Premium) (Criar um grupo de perfis).
• Nome do grupo de perfis: O nome do cliente/projeto está mapeado corretamente.
• Tipo do grupo de perfis: CLIENT está selecionado.
• E-mail do cliente: O campo de e-mail correto do HoneyBook está mapeado.
• Link de conexão de perfis: O e-mail inclui o link que o cliente precisa para conectar os perfis sociais.
• Calendário de conteúdo: O e-mail inclui o link do calendário do cliente.
• Chaves de API: O HoneyBook e o Vista Social estão conectados com as chaves de API corretas das respectivas configurações de Integrations.

Comportamento esperado

Depois que o Zap for publicado, um projeto do HoneyBook que chegar à etapa SIGNED acionará o fluxo.

Em seguida, o Zapier vai:

1. Criar o grupo de perfis correspondente ao cliente no Vista Social.
2. Enviar ao cliente o e-mail de boas-vindas configurado.
3. Fornecer ao cliente os links incluídos no e-mail, como o link de conexão de perfis e o calendário de conteúdo.

Perguntas frequentes

P: Quando a automação é executada?
R: O fluxo é executado quando a etapa do projeto no HoneyBook muda e a nova etapa contém SIGNED.

P: Posso usar outro CRM além do HoneyBook?
R: Este guia foi feito com base no HoneyBook, mas o filtro pode ser adaptado para outro CRM usando o status de projeto ou contrato equivalente dessa plataforma.

P: Preciso adicionar um usuário extra no Vista Social para cada cliente?
R: Não. Usuários extras não são necessários para esse processo de onboarding.

P: Posso personalizar o e-mail de boas-vindas?
R: Sim. Você pode personalizar o conteúdo do e-mail, o nome do cliente, o link de conexão de perfis, o link do calendário de conteúdo, o encerramento e a assinatura.

P: Posso usar outro serviço de e-mail além do Gmail?
R: Este exemplo usa o Gmail, mas você também pode usar o serviço de e-mail de sua preferência para enviar o e-mail de conexão.

P: O que devo fazer se o grupo de perfis não for criado durante o teste?
R: Verifique se a sua conta do Vista Social está conectada com a chave de API das suas configurações de Integrations e se os campos obrigatórios do grupo de perfis estão mapeados corretamente.

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Leitura complementar:

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