Cómo crear y administrar etiquetas

Las etiquetas (tags) reemplazan a los rótulos (labels) en Vista Social. Le dan a tu espacio de trabajo un conjunto compartido de etiquetas que puedes usar en publicaciones, mensajes de la bandeja de entrada, contenido multimedia, ideas, tareas y automatizaciones. Las etiquetas admiten jerarquías, alias y reglas de grupo, para que puedas crear desde un conjunto sencillo de etiquetas de campaña hasta una taxonomía completa para toda la empresa.

Qué puedes hacer con las etiquetas

• Una lista compartida: administra todas las etiquetas de tu espacio de trabajo en un solo lugar, en vez de hacerlo por separado para publicaciones, contenido multimedia y la bandeja de entrada
• Nombre, color y descripción: cada etiqueta tiene un nombre y un color, y puedes agregar una breve descripción para que tu equipo sepa cuándo usarla
• Alias: agrega nombres alternativos para que una etiqueta aparezca en las búsquedas con más de una palabra
• Jerarquías: coloca etiquetas dentro de otras para crear una jerarquía de hasta 10 niveles
• Importación desde CSV: agrega hasta 1,000 etiquetas a la vez desde una hoja de cálculo
• Reglas de grupo: crea un grupo en el que solo se pueda elegir una etiqueta, o en el que la etiqueta principal no se pueda aplicar por sí sola
• Seguimiento del uso: consulta con qué frecuencia se usa cada etiqueta, dónde se usa y cuándo se usó por última vez

Cómo acceder a las etiquetas

Ve a Settings → Tags (Configuración → Etiquetas).

Lo que puedes ver y cambiar en esta página depende de tu permiso de etiquetas. Obtén más información en Quién puede crear y administrar etiquetas.

Cómo entender la página de etiquetas

Lista de etiquetas

El panel izquierdo muestra todas las etiquetas de tu espacio de trabajo, junto con la cantidad de veces que se ha aplicado cada una. Las etiquetas anidadas aparecen debajo de su etiqueta principal.

• Buscar: encuentra etiquetas por nombre, alias o ruta (por ejemplo, "Campañas / Ofertas de verano")
• All, In use, Unused, Archived (Todas, En uso, Sin usar, Archivadas): filtra la lista por estado
• Orden: haz clic en Most used (Más usadas, el orden predeterminado) para cambiar a A to Z (De la A a la Z), y vuelve a hacer clic para regresar
• Merge tags (Combinar etiquetas): combina etiquetas duplicadas (al final de la lista)

Un vistazo a tus etiquetas

Si no seleccionas ninguna etiqueta, el panel derecho muestra un resumen de tu espacio de trabajo.

• Totales: cuántas etiquetas tienes y cuántas veces se han aplicado
• Most used (Más usadas): las cinco etiquetas que más se han aplicado
• Needs attention (Requieren atención): etiquetas que parecen duplicadas (haz clic en Review and merge para combinarlas) y etiquetas que nunca se han usado (haz clic en See unused para revisarlas y archivarlas)

Selecciona cualquier etiqueta de la lista para abrir sus detalles.

Cómo crear una etiqueta

1. Ve a Settings → Tags.
2. Haz clic en + New tag (Nueva etiqueta).
3. Ingresa un nombre (hasta 25 caracteres). La vista previa junto al nombre muestra cómo se verá la etiqueta en publicaciones y mensajes.
4. En Nest under (Anidar en), deja None, keep it top level (Ninguna, mantener en el nivel superior) o elige una etiqueta principal.
5. Elige un color o haz clic en More colors (Más colores). Una etiqueta anidada puede usar el mismo color que su etiqueta principal.
6. En Show in profile groups (Mostrar en grupos de perfiles), elige All groups (Todos los grupos) u Only some groups (Solo algunos grupos).
7. Haz clic en Create tag (Crear etiqueta).

Para agregar alias o una descripción, abre la etiqueta después de crearla. Obtén más información en Cómo editar una etiqueta.

Cómo crear una etiqueta anidada

1. Selecciona la etiqueta que quieras usar como principal.
2. Haz clic en + New tag. La etiqueta principal ya aparece en Nest under.
3. Ingresa los detalles y haz clic en Create tag. La nueva etiqueta se crea dentro de la etiqueta seleccionada.

También puedes elegir cualquier etiqueta principal en el campo Nest under. Ejemplo: selecciona "product-updates" y luego crea "Feature launches" dentro de ella.

Cómo importar etiquetas desde un CSV

Agrega hasta 1,000 etiquetas a la vez desde un archivo CSV. Es la forma más rápida de configurar una estructura completa de etiquetas, como tipos de clase, campañas o temas de la bandeja de entrada. Las etiquetas que ya tienes se omiten, así que puedes volver a subir el mismo archivo sin problema.

1. Ve a Settings → Tags y haz clic en Import from CSV.

2. En Show in profile groups, haz clic en Show this tag in y elige All profile groups u Only the groups I pick. Luego haz clic en Apply. Este paso es obligatorio, y todas las etiquetas del archivo usan estos grupos de perfiles. Solo puedes importar en los grupos de perfiles donde tienes acceso Manage a las etiquetas.
3. Haz clic en Download sample para obtener una plantilla y agrega tus etiquetas (consulta las columnas más abajo).
4. Arrastra tu archivo CSV a la ventana o haz clic en el área de carga para elegirlo.

5. Revisa la vista previa. Cada fila muestra Will be added, Already exists, skipped o el problema que debes corregir.
6. Haz clic en Import (el botón muestra cuántas etiquetas se agregarán, por ejemplo Import 5 tags).

Al terminar la importación, verás qué etiquetas se agregaron, se omitieron o no se agregaron.

Columnas del CSV

• name (obligatoria): el nombre de la etiqueta, de hasta 25 caracteres
• parent: anida la etiqueta dentro de otra, ya sea del mismo archivo o una que ya tengas. Separa los niveles con /, por ejemplo Classes / Pilates
• color: un valor hexadecimal, como #0063E3. Las etiquetas anidadas sin color usan el color de su etiqueta principal
• description: se muestra junto a la etiqueta en Settings → Tags

Ejemplo: una fila para "Classes" y otra para "Yoga" con Classes en la columna parent crea Classes / Yoga.

Cómo editar una etiqueta

Selecciona una etiqueta para abrir sus detalles. Desde aquí, puedes:

• Cambiar el nombre de la etiqueta, hacer clic en Add a description (Agregar una descripción) o cambiar su color (o hacer clic en Custom color)
• Agregar o eliminar alias en Also found when searching (También se encuentra al buscar) con + Add alias (por ejemplo, agrega "promo" y "oferta" a una etiqueta llamada "Promociones")
• Ver dónde se usa la etiqueta en Where it is used (Dónde se usa): Posts, Inbox, Media, Ideas, Tasks, Listening y DM Automations
• Ver en qué grupos de perfiles se sugiere la etiqueta en Profile groups, y hacer clic en Change para cambiarlos

Al cambiar el nombre, la etiqueta se actualiza en todas partes al instante y el nombre anterior se guarda como alias, así que cualquier persona que busque el nombre anterior podrá encontrarla.

Cómo configurar grupos de etiquetas

Una etiqueta que contiene otras etiquetas puede funcionar como un grupo con sus propias reglas. Selecciona la etiqueta principal y activa cualquiera de estas opciones:

• This tag only groups others (Esta etiqueta solo agrupa a otras): la etiqueta principal organiza las etiquetas que contiene, pero no se puede aplicar a publicaciones, mensajes u otros elementos. Las personas eligen una etiqueta dentro de ella
• Items can only carry one tag from this group (Los elementos solo pueden tener una etiqueta de este grupo): elegir una etiqueta reemplaza a la otra, lo que resulta útil para atributos que no pueden superponerse, como sentimiento, etapa del embudo o región

Ejemplo: un grupo "Tipo de contenido" con "Imagen" y "Video" dentro, con ambas opciones activadas. Una publicación puede tener la etiqueta "Tipo de contenido / Imagen" o "Tipo de contenido / Video", pero no ambas, ni tampoco "Tipo de contenido" por sí sola.

Cómo mover, combinar, archivar o eliminar etiquetas

Selecciona una etiqueta y elige una acción en la parte inferior de sus detalles:

• Move (Mover): coloca la etiqueta dentro de otra etiqueta principal, o elige None, keep it top level
• Merge into another tag (Combinar con otra etiqueta): elige dos o más etiquetas que signifiquen lo mismo y luego la que quieres conservar. Todo lo que tenga las otras etiquetas pasa a esta, y sus nombres se convierten en alias
• Archive (Archivar): oculta la etiqueta de los selectores de etiquetas. Los elementos que ya la tienen la conservan y puedes restaurarla en cualquier momento
• Delete (Eliminar): elimina la etiqueta de forma permanente y la quita de todos los elementos a los que se aplicó

Después de combinar o mover etiquetas, los recuentos de uso se actualizan con el tiempo. Verás un asterisco junto a un recuento mientras se vuelve a calcular.

Cómo aplicar etiquetas

Las etiquetas funcionan en todos los lugares donde se usaban los rótulos, además de algunos lugares nuevos. Abre el selector de etiquetas, busca una etiqueta y selecciona las que necesites. Si tienes el permiso de etiquetas Manage, también puedes escribir un nombre nuevo para crear una etiqueta desde el selector.

• Publicaciones: usa Select tags (Seleccionar etiquetas) debajo de tu publicación en el publicador (las etiquetas también funcionan en el programador masivo)

• Mensajes de la bandeja de entrada: haz clic en el ícono de etiqueta de un mensaje para abrir Tag this message (Etiquetar este mensaje)

• Elementos de la biblioteca multimedia: haz clic en + Add tag (Agregar etiqueta) debajo de un elemento

• Ideas: haz clic en Tag (Etiqueta) al crear o editar una idea

• Tareas: usa el campo Tags en una tarea de Vista Work

• Automatizaciones: haz clic en el menú de acciones junto a una automatización y selecciona Tags

Quién puede crear y administrar etiquetas

Las etiquetas tienen su propio permiso de equipo, así que los administradores pueden elegir quién puede cambiar tu lista de etiquetas. El permiso se configura por grupo de perfiles:

1. Ve a Settings → Team Members (Configuración → Miembros del equipo).
2. Haz clic en el menú de acciones junto a un miembro del equipo y selecciona Edit (Editar).
3. Selecciona Restricted User (Usuario restringido) y haz clic en Continue (Continuar).
4. Elige los grupos de perfiles y luego configura Role (Rol) como Restricted User en un grupo de perfiles.
5. Elige Use only, View o Manage en la fila Tags y haz clic en Save (Guardar).

• Use only: aplica etiquetas existentes. Settings → Tags está oculta y los selectores de etiquetas no muestran Create ni Manage tags
• View: aplica etiquetas y explora Settings → Tags, pero no puede hacer cambios
• Manage: crea, cambia el nombre y el color, mueve, combina, archiva y elimina etiquetas

Cómo funcionan los permisos de etiquetas entre grupos de perfiles

• Para cambiar una etiqueta, necesitas Manage en cada grupo de perfiles donde se muestre la etiqueta. Una etiqueta disponible para todos los grupos necesita Manage en todos los grupos
• Crear una etiqueta nueva desde un CSV de publicaciones programadas o una acción masiva necesita Manage en cada grupo de perfiles. En Create post (Crear publicación), necesitas Manage en cada grupo de perfiles seleccionado en la publicación, y la etiqueta nueva se agrega solo a esos grupos de perfiles. De lo contrario, verás un mensaje que menciona la etiqueta
• Import from CSV en Settings → Tags aparece para el propietario del espacio de trabajo, los administradores y gerentes del espacio de trabajo, y cualquier persona con Manage en al menos un grupo de perfiles (un rol de administrador o gerente en un solo grupo de perfiles también cuenta para ese grupo). Solo puedes importar en los grupos de perfiles donde tienes Manage. Los administradores y gerentes del espacio de trabajo pueden importar en cualquier grupo de perfiles
• Solo ves las etiquetas que están disponibles para todos los grupos o limitadas a los grupos a los que perteneces, tanto en Settings → Tags como en cada selector de etiquetas
• Las mismas reglas se aplican en la app móvil

Permisos de etiquetas predeterminados

• Los propietarios, administradores y gerentes conservan acceso completo a las etiquetas (Manage)
• Los nuevos miembros del equipo comienzan con View
• Todos los demás miembros del equipo existentes conservan View

Obtén más información sobre los permisos de equipo en Modificar los permisos de usuario en su organización.

Mejores prácticas

• Planifica primero tu estructura: configura las etiquetas principales y los grupos antes de etiquetar contenido de forma masiva
• Importa listas grandes de etiquetas: crea tu estructura en una hoja de cálculo y agrégala toda de una vez con Import from CSV
• Usa alias para los sinónimos: agrega abreviaturas, nombres anteriores o errores ortográficos comunes
• Usa la regla de una etiqueta por grupo para atributos excluyentes: tipo de contenido, etapa del embudo o formato de publicación
• Archiva en lugar de eliminar: archivar conserva tu historial para los informes
• Revisa Needs attention con frecuencia: combina los duplicados sugeridos y usa See unused para mantener cortos los selectores
• Agrega descripciones: indica a tu equipo cuándo usar cada etiqueta
• Limita quién puede administrar las etiquetas: otorga Manage a las personas responsables de tu estructura de etiquetas, y Use only o View a todos los demás para mantener tu lista limpia

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué pasó con mis rótulos (labels)?

R: Los rótulos ahora son etiquetas. Tus rótulos existentes se conservaron, y todo lo que rotulaste antes aún tiene su etiqueta.

P: ¿Cuál es la diferencia entre archivar y eliminar una etiqueta?

R: Archivar oculta la etiqueta de los selectores, pero los elementos la conservan y puedes restaurarla más tarde. Eliminar quita la etiqueta de forma permanente y la elimina de todos los elementos.

P: ¿Por qué hay un asterisco junto al recuento de una etiqueta?

R: El recuento se está volviendo a calcular después de combinar o mover una etiqueta. Se actualizará en breve.

P: Si cambio el nombre de una etiqueta, ¿las personas aún pueden encontrarla por su nombre anterior?

R: Sí. El nombre anterior se guarda automáticamente como alias.

P: ¿Qué tan largo puede ser el nombre de una etiqueta y cuántos niveles de anidación admite?

R: Los nombres pueden tener hasta 25 caracteres, y las etiquetas se pueden anidar hasta 10 niveles.

P: ¿Por qué no puedo crear ni editar una etiqueta?

R: Crear o cambiar etiquetas requiere el permiso de etiquetas Manage. Para crear una etiqueta nueva en Create post, necesitas Manage en todos los grupos de perfiles seleccionados en la publicación. Para las importaciones de CSV, necesitas Manage en todos los grupos de perfiles. Para cambiar una etiqueta existente, necesitas Manage en todos los grupos en los que se muestra la etiqueta. Pide a un administrador que actualice tus permisos en Settings → Team Members.

P: ¿Por qué no veo Settings → Tags?

R: Tu permiso de etiquetas está configurado como Use only. Aún puedes aplicar etiquetas existentes, pero no puedes abrir la página de etiquetas.

P: ¿Puedo importar una lista de etiquetas desde una hoja de cálculo?

R: Sí. Ve a Settings → Tags, haz clic en Import from CSV y sube un CSV con hasta 1,000 etiquetas. Las etiquetas que ya tienes se omiten. Más información en Cómo importar etiquetas desde un CSV.

P: ¿Por qué no veo el botón Import from CSV?

R: El botón solo aparece para el propietario del espacio de trabajo, los administradores y gerentes del espacio de trabajo, y los miembros del equipo con acceso Manage a las etiquetas en al menos un grupo de perfiles. Con acceso View o sin acceso a las etiquetas, no verás el botón. Pide a un administrador que actualice tus permisos en Settings → Team Members.

P: ¿Puedo agregar etiquetas al programar publicaciones en masa con un CSV?

R: Sí. Agrega una columna publication_tags a tu CSV y separa las etiquetas con |||. Las etiquetas que aún no existan se crearán automáticamente durante la importación, siempre que tengas el permiso de etiquetas Manage en todos los grupos de perfiles. Obtén más información en Cómo agregar etiquetas a publicaciones programadas en lote con CSV. Para agregar etiquetas a tu espacio de trabajo sin programar publicaciones, usa Import from CSV en Settings → Tags.

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